Overleg Provincie Oost-Vlaanderen – verdere verbetering van de samenwerking bij de behandeling van omgevingsvergunningsdossiers

We worden steeds vaker geconfronteerd met dossiers die complexer worden en met wetgeving die voortdurend evolueert. Dit brengt telkens nieuwe uitdagingen met zich mee voor de behandeling en opvolging van omgevingsvergunningsdossiers.

Vanuit het motto "Alles kan beter!" werden aanvragers van vergunningen (studiebureaus, zelfstandige milieudeskundigen, enz.) uitgenodigd om samen na te denken over mogelijke verbeteringen in de samenwerking.

Tijdens het overleg van 2 juni lag de nadruk op het uitwisselen van ervaringen en het luisteren naar elkaars inzichten.

De volledige vergunningsprocedure werd overlopen, waarbij uitgebreid werd stilgestaan bij een aantal aandachtspunten en mogelijke verbeteringen.

• Vooroverleg

Het vooroverleg vormt een duidelijke meerwaarde binnen het vergunningsproces. De Provincie staat hier dan ook positief tegenover.

Wanneer is een vooroverleg aangewezen?

• • • omvangrijke projecten;
    • projecten met een MER- of VR-verplichting;
    • projecten met specifieke knelpunten;
    • aanpassingen aan een aanvraag na een weigering;
    • andere complexe dossiers.

Voor wie?

Het vooroverleg is bedoeld voor exploitanten, initiatiefnemers van een project en/of het betrokken studiebureau. Indien nodig kunnen ook bepaalde adviesinstanties worden uitgenodigd.

Het overleg gebeurt bij voorkeur rechtstreeks met de bevoegde deskundigen. Zij vormen het eerste aanspreekpunt. Nieuwe projecten kunnen worden aangemeld via het algemene e-mailadres, zodat het juiste aanspreekpunt kan worden toegewezen.

Hoe?

Bij voorkeur vindt het overleg online plaats. Indien gewenst kan het ook fysiek doorgaan in het Provinciehuis, mits tijdige aanvraag. Wanneer dit een meerwaarde biedt, kan het overleg eveneens ter plaatse worden georganiseerd.

• Volledigheid en ontvankelijkheid

Tijdens het overleg werden de belangrijkste aandachtspunten – de zogenaamde "zeven hoofdzonden" – toegelicht.

1. Hoedanigheid van de aanvrager

Bij bedrijven wordt soms een natuurlijke persoon (bijvoorbeeld de CEO of plant manager) als exploitant opgegeven, terwijl de rechtspersoon als exploitant moet worden vermeld.

2. Kadastrale percelen

Controleer vooraf of de opgegeven kadastrale gegevens overeenstemmen met de vergunde situatie. Indien dit niet het geval is (bijvoorbeeld na een hernummering van percelen), licht dit dan duidelijk toe.

3. Rubriekentabel

• • • Gebruik steeds de cijfers en omschrijvingen uit de laatst vergunde toestand.
    • Controleer of de overgang van de vergunde naar de gecoördineerde toestand correct werd berekend.

4. Consistent gebruik van cijfergegevens

Alle cijfers in de aanvraag moeten doorheen het volledige dossier consistent zijn.

Controleer onder meer of de gegevens in de rubriekentabel overeenstemmen met:

• • • • de bijgevoegde tabellen;
      • het MER of VR;
      • de plannen;
      • de vermogens van installaties;
      • de hoeveelheden gevaarlijke stoffen.

5. Plannen

Zorg ervoor dat:

• • • • de plannen volledig en duidelijk leesbaar zijn;
      • alle wijzigingen correct worden aangeduid;
      • een duidelijke legende aanwezig is;
      • de milieu- en stedenbouwkundige plannen onderling overeenstemmen;
      • alle aangepaste plannen onderling consistent blijven.

6. Effecten op de omgeving

De effecten op de omgeving moeten voldoende uitgebreid en zorgvuldig worden beschreven in de aanvraag.

7. Bijlagen

Controleer steeds of:

• • • • alle verplichte bijlagen zijn toegevoegd;
      • het betalingsbewijs aanwezig is.

Wanneer tijdens de volledigheids- en ontvankelijkheidsfase bijkomende informatie wordt gevraagd, wordt steeds een contactpersoon vermeld. Richt eventuele vragen daarom rechtstreeks aan deze persoon.

Voor het bezorgen van bijkomende informatie geldt een termijn van 60 dagen. Deze termijn is strikt. Indien de gevraagde informatie niet tijdig wordt bezorgd, wordt de procedure stopgezet.

Wanneer zich problemen voordoen (bijvoorbeeld bij het vinden van een deskundige voor een studie), wordt gevraagd dit tijdig te melden aan de contactpersoon.

• Wijzigingsverzoeken

Bij het indienen van een wijzigingsverzoek (PEV) wordt gevraagd om rekening te houden met volgende aandachtspunten:

• • • Duid alle wijzigingen duidelijk aan voor de behandelende deskundigen.
    • Voer de aanpassingen consequent door in alle relevante documenten.
    • Tijdens een lopend openbaar onderzoek kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht.

Het is bovendien aangewezen eerst alle adviezen af te wachten alvorens wijzigingen door te voeren.

Momenteel zijn wijzigingsverzoeken eerder regel dan uitzondering. Dit heeft een aanzienlijke impact op het verloop van de procedure en op de naleving van de wettelijke termijnen.

• Contactgegevens Provincie Oost-Vlaanderen

• Bijkomende informatie

Daarnaast werd nog toelichting gegeven over:

• • • • de beoordeling van geluidstudies;
      • aandachtspunten met betrekking tot grondwater.