“Ondernemers die de moed hebben om te experimenteren met hun arbeidsorganisatie staan sterker wanneer de conjunctuur weer aantrekt,” zegt Mieke Van Gramberen, algemeen directeur bij Flanders Synergy.

Flanders Synergy (FS) promoot, bevordert en initieert innovaties op het vlak van de arbeidsorganisatie in Vlaamse bedrijven, social profit organisaties en overheidsbedrijven met het oog op meer slagvaardige organisaties (in termen van efficiëntie, flexibiliteit, kwaliteitsvolle werking, innovatief en duurzaam karakter) en een betere kwaliteit van de arbeid (meer “actieve” jobs).

Flanders Synergy gelooft dat innovaties in de arbeidsorganisatie nodig zijn om Vlaanderen verder te laten uitgroeien tot een competitieve en duurzame economische regio. Een frisse kijk op hoe taken worden verricht is ook nodig om meer mensen aan de slag te houden, in actieve en aantrekkelijke jobs.

Sinds de oprichting in juni 2009 heeft Flanders Synergy 86 actieve leden aangetrokken. Ze ondersteunen 33 organisaties in eerste lijn, hebben veranderingsoperaties lopen bij 23 bedrijven en startten al twee succesvolle opleidingen op tot “senior consultant in de innovatieve arbeidsorganisatie”. De huidige crisis is volgens Van Gramberen een uitgelezen moment om te werken rond arbeidsorganisatorische innovatie in bedrijven.

Centraal aansturen is te stroef

Mieke Van Gramberen: “We merken dat vele bedrijven de tijdelijke terugval in activiteiten aangrijpen om na te denken over hoe ze het werk beter kunnen organiseren. De vrijgekomen tijd geeft hen ruimte om de arbeidsorganisatie te herontwerpen. Men doet dit vanuit de overtuiging dat het aanpassen van de arbeidsorganisatie het bedrijf slagvaardiger maakt. Dat geldt bijvoorbeeld op het vlak van kwaliteit, een kortere doorlooptijd en flexibiliteit. Je kan op die vlakken het verschil maken zonder grote technische of productie-investeringen, precies door aan de arbeidsorganisatie te sleutelen. Men doet dit ook omdat men voelt dat het de betrokkenheid van werknemers vergroot. Werknemers krijgen meer autonomie om de productieruimte naar eigen inzichten in te richten. Uiteraard is dit geen vrijblijvende oefening, men vraagt dat er resultaten geboekt worden. Maar als werknemers weten waarom ze iets doen en ze kunnen het naar eigen inzichten inrichten, dat zorgt voor een hogere tevredenheid.”

Heeft dit te maken met de veranderde omgeving voor bedrijven?

Mieke van Gramberen: “Tegenwoordig is de omgeving waarin bedrijven werken erg complex. Men moet tegelijk voldoen aan producteisen, flexibiliteitseisen, kwaliteitseisen, innovatie en de laatste jaren ook aan eisen inzake duurzaamheid. Centraal aangestuurde bedrijven slagen er niet in op een vlotte manier op al deze eisen in te spelen. Ze zijn te stroef."

Beseffen onze ondernemers dat?

Mieke van Gramberen: “De organisaties die nu openstaan voor verandering zijn afkomstig uit zeer diverse sectoren: zowel de overheid als de private industrie en de social profit klopt bij ons aan. Het zijn zowel grote als kleine bedrijven. Het zijn vooral organisaties die beseffen dat ze hun manier van werken moeten bijsturen om te voldoen aan de eisen van de “buitenwacht”. Ze weten nu dat ze daarbij een beroep moeten doen op de flexibiliteit en creativiteit van hun werknemers, willen ze er staan wanneer de conjunctuur weer aantrekt.”

Vernieuwen in vier stappen

Hoe gaat men te werk bij innovatieve arbeidsorganisatie? Welke lessen trekt men uit de bestaande veranderingstrajecten?

De methodologie van Flanders Synergy volgt vier fasen: exploratie; plannen en ontwerpen; implementeren; en integreren, zo legt de algemeen directeur uit.

Mieke van Gramberen: “De eerste stap is die van de exploratie. Eerst moet je inzicht krijgen in de organisatie en de omgeving waarin je bedrijf werkt. Het is belangrijk om in de eerste fase al een inschatting te maken van de veranderingsbereidheid. Stel je de vraag ‘beseft men hier dat we moeten veranderen, is er voldoende draagvlak en zo niet, hoe kan dit worden opgebouwd’. Het is goed om je personeel te betrekken bij deze verkenning. Dit kan bijvoorbeeld door een tevredenheidsonderzoek.” 
 
Daarna komt de fase van het plannen en ontwerpen. Mieke van Gramberen: “Hier wordt nagedacht over ‘waar willen we naartoe, wie zijn onze klanten en welke organisatie willen we zijn’. Denken op lange termijn wakkert de creativiteit aan en maakt dat men de platgetreden paden al sneller verlaat. Vervolgens stelt men zich de vraag: hoe gaan we ons organiseren om dat bereiken? Een discussie die leidt tot verandering stuit vaak op weerstand. Weet echter dat dat normaal is. Weerstand is een opportuniteit om dingen bespreekbaar te maken. Mocht er geen weerstand zijn, is de boodschap misschien niet eens begrepen. Het management tot slot, heeft een voorbeeldfunctie en moet zelf consequent handelen als veranderingen getest  worden. Belangrijk is dat ze laat blijken dat de mening van werknemers telt. Men moet ook zorgen voor quick wins om de motivatie hoog te houden.”

Daarna komt de implementatie van het ontwerp. Mieke van Gramberen: “Hierbij is het van belang consequent te zijn en vast te houden aan de principes van je plan. Je bent immers met mensen bezig. Geduld is nodig, want je beoogt een gedragsverandering. Daarin moet je personeel autonomie in tijd en ruimte krijgen om de implementatie ook in de vingers te krijgen. Bij Tower Automotive hadden de werknemers zelf grote borden met verschillende doelen opgehangen, genre ‘plan, do, check & act’. Dat werkt."

De vierde fase is die van de integratie. Mieke van Gramberen: “Dit is het verankeren van wat je gerealiseerd hebt. Je zorgt ervoor dat de initiatieven bestendigd zijn. Dat betekent: je verbeteringen duurzaam maken! Zorg voor meet- en opvolginstrumenten, bijvoorbeeld een bord met parameters, en houd iedereen op de hoogte van de resultaten en knelpunten. Fouten mogen in de vernieuwde organisatie, ze mogen zelfs erg zichtbaar zijn, zolang er maar acties aan gekoppeld worden. Nog een ander voorbeeld: teamleiders krijgen in de nieuwe organisatie een nieuwe rol. In plaats van enkel technische brandjes te blussen moeten ze er ook voor zorgen dat de groep zelf antwoorden vindt, ze moeten meer strategisch nadenken en coachen. Men moet daar oog voor hebben en verankert dit best door daar in het competentiebeleid voldoende aandacht aan te besteden.”

Innovatieve arbeidsorganisatie is dus een vorm van MVO?

Mieke Van Gramberen: “Dat is het zeker. Bedrijven willen hierdoor slagvaardiger worden, wat verwijst naar Profit. Het beroep doen op personeel, betrokkenheid en competenties is de People-pijler. Dat is nu heel belangrijk. Bij een economische terugval moet je op lange termijn durven denken. Als de vraag weer aantrekt, moet je er als bedrijf klaar voor zijn. Bij een veranderingsproces kan je je best afvragen waar je binnen twee jaar wil staan, na de crisis, en waar je over tien jaar wil staan. Bekijk daarbij de wins die je haalt uit innovatieve arbeidsorganisatie. Degenen die nu al op de trein springen, geloven ook echt dat ze sterker uit de crisis zullen komen.”

Nieuwe sociale dialoog nodig

Tenslotte wijst Mieke Van Gramberen op de rol die de sociale partners kunnen spelen.
 
Mieke Van Gramberen: “Het historische akkoord van de sociale partners, waarin vastgelegd werd dat zij zich niet bemoeien met de organisatie van bedrijven zelf en dat dit iets is voor de patrons zelf, is mijns inziens achterhaald. Ze praten enkel over de verdeling van de koek (bijv. loonsverhoging, tijdskrediet, verlof), maar niet over hoe die koek gebakken moet worden. Het vertrouwen tussen sociale partners is nu zoek. Fundamenteel is er een nieuwe vorm van sociale dialoog nodig, “waar willen we naartoe”, gekoppeld aan een duidelijke visie. Ik hoop dat sociale innovatie een terrein is waar werkgevers en werknemers mekaar opnieuw vinden.”

Bij de opstart van een veranderingsproject kunnen bedrijven binnen het Vlaamse gewest tot 7.500 euro steun krijgen van Flanders Synergy. Binnenkort komt er een nieuwe oproep in samenwerking met het Europees Fonds.

Veerle Mertens

Flanders Synergy organiseert haar eerste internationale congres op 17 maart 2010. Naast eminente internationale gastsprekers komen Vlaamse ministers Lieten (Innovatie) en Muyters (Werk) er van ideeën wisselen voor het beleid, samen met talloze ervaringsdeskundigen uit de Vlaamse ondernemerswereld. Zij leggen concreet uit hoe innovatieve arbeidsorganisatie succesvol werd voor hun bedrijf.

Meer info:

Flanders Synergy